De Brugse jeugdmuziekschool JMA Allegro heeft het digitale tijdperk goed begrepen.
Jaren terug (toen de dieren nog spraken) werd de volledige ledenadministratie en het inschrijven van leerlingen, nog manueel geregeld met A4'tjes die de ouders met de hand konden invullen.
Deze vellen papier werden verzameld in dikke mappen waarin het uiteindelijk een kluwen was om de juiste informatie op het juiste moment terug te vinden.
Een kleine tien jaar terug kreeg het muziekatelier nieuwe verantwoordelijken die het niet zo begrepen hadden met die oeverloze administratie. Wat klein startte met 'word' documentjes in plaats van manueel invullen groeide na verloop van tijd uit tot een volledig eigen digitale leerplatform.
Eén van de lesgevers was op dat moment een programmeur in opleiding die bereid was gevonden om een Windows programma te schrijven die alle data makkelijk te raadplegen maakte en doorheen het jaar. Een administratieve vereenvoudiging die het werk al voor de helft verlichte. Enige nadeel, ouders moesten nog steeds via digitale documenten alle info noteren en de verantwoordelijke moest dit eerst allemaal manueel in het programma stoppen, alle infobevond zich bovendien op 1 computer.
Zes jaar geleden werd het roer omgegooid, internet is sindsdien overal beschikbaar zowel mobiel als via de talrijke hotspots. Het idee om het hele systeem 'online' te gooien was geboren. Het systeem zou overal en op elk toestel te benaderen zijn en het inschrijven zou rechtstreeks via het internet kunnen. De data moest bovendien ook niet meer manueel in het systeem gestopt worden.
Een aantal testversies later en een jaar dubbel gebruik, werkt de school nu al ruim 4 schooljaren volledig op dit digitale leerplatform, waarbij ouders nog slechts 1 dag ter plaatse kunnen inschrijven bij de verantwoordelijken.
Gisteren gingen ze nog een stapje verder en werd geen enkele inschrijving meer manueel geregistreerd in het systeem en daar hielp Jave Verhuurservice graag bij door de aanlevering van de nodige laptops en beamers.
De inschrijfdag ter plaatse werd behouden, maar de ouders gaven hun inschrijving rechtstreeks in op het online systeem via de laptops die ter beschikking stonden. Om exact 9 uur ging het inschrijfplatform open, simultaan online en ter plaatse.
Dit zijn de cases waar wij als verhuurdienst ons nut kunnen bewijzen. JMA Allegro maakte gebruik van 6 laptops, 1 beamer, een projectiescherm, randapparaten en een mobiele internetoptie. We installeerden ook alles ter plaatse, iets wat we in uitzonderlijke gevallen ook kunnen doen.
